October 1, 2022
Pflicht zur Arbeitszeiterfassung: Was das neue Stechuhr-Urteil bedeutet – vor allem für Überstunden

Wann muss die Arbeitszeit komplett dokumentiert werden?

Wann muss die Arbeitszeit komplett dokumentiert werden?

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Am 13. September beschloss das Bundesarbeitsgericht, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, die Arbeitszeiten ihrer Angestellten zu dokumentieren.

In welcher Art die Zeiten erfasst werden müssen, steht den Arbeitgebern frei – ob digital, handschriftlich oder mithilfe der traditionellen Stechuhr.

Das wird vermutlich am meisten Auswirkungen auf die Erfassung von Überstunden haben. Denn Arbeitgeber können sich jetzt nicht mehr auf die „Vertrauensarbeitszeit“ berufen.

Juristisches Halbwissen kann viel Ärger, Zeit und Geld kosten. Ihr wollt eure Nerven und euer Portemonnaie lieber schonen? Dann ist unsere Kolumne „Kenne deine Rechte“ genau das Richtige für euch. Hier beantworten die beiden Anwälte Pascal Croset und Inno Merkel von der Berliner Kanzlei Croset alle zwei Wochen eine Frage rund ums Arbeitsrecht.

Überstunden sind in vielen Unternehmen Alltag: Das Projekt ist noch nicht fertig. Weil die Präsentation am selben Tag noch rausmuss, fällt die Mittagspause aus. Laut einer Analyse der Agentur Compensation Partner leisten über die Hälfte aller Angestellten mehr Arbeit, als sie laut Vertrag eigentlich müssten — alle Beschäftigten in Deutschland kommen so im Durchschnitt auf 3,03 Überstunden pro Woche.

Nicht immer wird Mehrarbeit sauber dokumentiert. Denn in vielen Betrieben fehlen Verfahren, die die täglichen Arbeitsstunden komplett erfassen. Ein Urteil des Europäischen Gerichtshof (EuGH) sollte dem eigentlich einen Riegel vorschieben. Bereits im Mai 2019 hatte dieser entschieden, dass Unternehmen künftig die gesamte täglich gearbeitete Zeit (Anfang, Ende, Pausen) aufzeichnen müssen — und dafür verlässliche und zugängliche Systeme einzurichten haben.

Andernfalls sei es für die Arbeitnehmer und die zuständigen Aufsichtsbehörden nicht möglich zu erkennen, ob Höchstarbeitszeit (48 Stunden pro Woche) und wöchentliche Ruhezeiten eingehalten werden. Der durch die EU-Arbeitszeitrichtlinie bezweckte Gesundheitsschutz könne sonst nicht ausreichend gewährleistet werden, begründete der EuGH seine Entscheidung.

Allerdings ging die Mehrzahl der deutschen Arbeitsrechtler davon aus, dass die vom EuGH in Bezug genommene EU-Richtlinien keine unmittelbare Wirkung entfaltet. EU-Richtlinien richten sich nämlich zunächst nur an die Mitgliedstaaten, mit der Folge, dass erst der nationalen Gesetzgeber am Zug sei, die Arbeitgeber entsprechend zu verpflichten. Auf eine Anpassung des Arbeitszeitgesetzes wartete man in Deutschland anschließend aber vergeblich – bis jetzt.

Neues Gesetz verpflichtet Arbeitgeber zu „Stechuhr“

Das Bundesarbeitsgericht sorgte mit seinem aktuellen Beschluss vom 13.09.2022 für das, was jetzt alle einen echten „Paukensschlag“ nennen: Das höchste deutsche Gericht für Arbeitsrecht stellte nämlich klar, dass es Arbeitgeber bereits jetzt für verpflichtet hält, die Arbeitszeit der Arbeitnehmer zu erfassen. Diese Verpflichtung stützt es allerdings nicht auf das Arbeitszeitgesetz, sondern auf das Arbeitsschutzgesetz. Bereits der erste Satz der Pressemitteilung des Bundesarbeitsgerichts sorgt für klare Verhältnisse: „Der Arbeitgeber ist nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die von den Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann.“

Damit werden Arbeitgeber faktisch zur Einführung einer sogenannten „Stechuhr“ verpflichtet, wenngleich diese mechanische Version der Zeiterfassung als veraltet angesehen werden kann und wohl in den meisten Betrieben durch die elektronische, computergestützte Version ersetzt werden dürfte. Auf Details der Entscheidung warten Arbeitsrechtler in Deutschland jetzt gespannt. Bis zum Erscheinen der Urteilsgründe des Bundesarbeitsgerichts vergehen voraussichtlich noch einige Wochen und Monate. Konkrete Konsequenzen dieser Entscheidung werden in der juristischen Literatur und in den sozialen Medien bereits heiß diskutiert.

Die wichtigste Konsequenz: Die Erfassung von Überstunden

Eigentlich waren Unternehmen bereits nach geltender Rechtslage verpflichtet, Arbeitszeit ab der achten Stunde pro Tag aufzuzeichnen. In vielen Unternehmen wurde jedoch die sogenannte Vertrauensarbeitszeit gehandhabt, nach Arbeitgeber und Arbeitnehmer sich gegenseitig dahingehend vertrauen, dass der Arbeitnehmer sich an die vertraglichen und gesetzlichen Vorgaben zur Arbeitszeit hält.

Auf eben dieses Vertrauen beriefen sich Arbeitgeber dann und argumentierten, dass sie eben davon ausgehen müssten, dass keine über die Acht-Stunden-Tagesgrenze hinausgehende Arbeit geleistet werde, mithin auch nichts aufgezeichnet werden müsse. Mit einer Pflicht zur umfassenden Aufzeichnung der Arbeitszeit ändert sich dies allerdings. Die Auswirkungen auf Überstunden werden erheblich sein, voraussichtlich werden entweder weniger Überstunden geleistet oder mehr davon bezahlt.

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Gibt es bestimmte Vorgaben, wie das Zeiterfassungssystem aussehen muss?

Arbeitgeber sind in der Ausgestaltung des Systems, durch das sie die Arbeitszeiten erfassen, weitgehend frei. Es muss lediglich den Zweck sicher erfüllen: Damit erkennbar ist, ob Höchstarbeitszeit und Ruhezeiten eingehalten werden, müssen die geleisteten Arbeitsstunden also ohne Weiteres daraus erkennbar sein. Egal wird dagegen sein, ob die Arbeitszeiten digital dokumentiert werden.

Die gute alte Stempeluhr geht auch — es genügen zum Beispiel auch händisch geführte Stundenzettel. Auch ist davon auszugehen, dass der Arbeitgeber diese Aufgabe an seine Angestellten übertragen darf — jedenfalls dann, wenn ihm die Zeiterfassung gar nicht oder nur schwer möglich ist, zum Beispiel im Home oder Mobile Office.

Können nach einer vertraglich festgelegten Zeit Stunden vom Zeitkonto gestrichen werden?

Das Ergebnis der Aufzeichnung der Arbeitszeit dürfte in vielen Fällen ein Arbeitszeitkonto sein, auch wenn ein solches im Arbeitsvertrag nicht ausdrücklich vereinbart ist. Auf ein Arbeitszeitkonto gebuchte Stunden darf der Arbeitgeber nicht einfach streichen. Zwar enthalten etliche Arbeits-, Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen Ausschlussfristen, nach denen nicht rechtzeitig geltend gemachte Ansprüche — zum Beispiel auf Freizeitausgleich oder Vergütung — verfallen sollen. Auf eine solche Frist kann der Arbeitgeber die Streichung eines Zeitguthabens allerdings nicht stützen, wenn er seinem Angestellten den Kontostand bereits mitgeteilt hat. 

Im Übrigen darf der Arbeitgeber Stunden vom Arbeitszeitkonto nur dann streichen, wenn er sich dafür auf eine gültige Regelung im Arbeitsvertrag oder einem einschlägigen Tarifvertrag beziehungsweise einer Betriebsvereinbarung berufen kann.

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Können Arbeitnehmer sich Überstunden jetzt leichter ausbezahlen lassen?

Die neue Rechtsprechung zur systematischen Erfassung der Arbeitszeit durch den Arbeitgeber könnte sich durchaus auf die Durchsetzung von Vergütungsansprüchen für Überstunden auswirken. Denn solange der Arbeitsvertrag keine explizite Regelung zu Überstunden beinhaltet und ein Arbeitnehmer mit seinem Verdienst nicht oberhalb der Beitragsbemessungsgrenze der Sozialversicherung liegt, müssen diese grundsätzlich bezahlt werden. Allerdings muss die Mehrarbeit durch den Arbeitgeber veranlasst oder zumindest gebilligt sein.

Kommt es zum Prozess, gilt eine sogenannte abgestufte Darlegungslast: Der Arbeitnehmer hat darzulegen, an welchen Tagen er von wann bis wann — die reklamierten Überstunden ergebend — gearbeitet hat. Dafür braucht er keine Eigenaufzeichnungen, wenn der Arbeitgeber die Arbeitszeiten für den Arbeitnehmer zugänglich erfasst hat. Dann kann dieser darauf zurückgreifen. Und so unter Umständen die geleistete Mehrarbeit besser beweisen, für die er noch Ansprüche (Geld/Freizeitausgleich) hat. Die neue Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts kann hier durchaus zu einer Verschiebung der Darlegungs- und Beweislast führen.

Wie dies für Arbeitnehmer konkret aussehen kann, verdeutlicht ein Fall, den das Arbeitsgericht Emden entschied. Im Februar 2020 hatte ein Bauhelfer geklagt, etwa zwölf Stunden weniger vergütet bekommen zu haben, als ihm zustünden. Als Beweis legte er eine Übersicht und handschriftliche Notizen vor. Das Gericht urteilte zugunsten des Arbeitnehmers – und zwar deshalb, weil die Gegenseite gegen die Zeiterfassungspflicht verstoßen habe.

Zwar legte der ehemalige Arbeitgeber ein Bautagebuch vor, dieses ließ das Gericht jedoch nicht gelten – denn daraus sei nicht klar ersichtlich gewesen, welche Arbeiten der Beklagte wann zugewiesen hat und welchen Weisungen der Arbeitnehmer wann nachgekommen ist. Vielmehr müsse der zur Zeiterfassung verpflichtete Arbeitgeber konkret die Behauptungen des Arbeitnehmers widerlegen. Wenn er dies nicht könne, müsse er eben zahlen. Hierbei das Arbeitsgericht Emden seinerzeit voraus und findet jetzt im Nachhinein eine späte Bestätigung durch das Bundesarbeitsgericht (dieses Urteil des Arbeitsgericht Emden wurde damals durch das Landesarbeitsgericht Niedersachsen aufgehoben).

Das Urteil des Bundesarbeitsgerichts ist daher durchaus als Paukenschlag zu werten. Anwältinnen und Anwälte für Arbeitsrecht diskutieren aktuell vor allem die konkreten Auswirkungen auf die Geltendmachung von Vergütung für Überstunden. In unserer Arbeitsrechtskolumne informieren wir euch, sobald sich die Lage konkretisiert hat.

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Dieser Artikel erschien bei Business Insider bereits im Mai 2021. Er wurde nun erneut geprüft und aktualisiert.

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